Vertia
Automaattinen integraatio Podio- ja Dropbox-palveluiden välille poistamaan käsityö tiedon hallinnassa.
Käytetyt teknologiat:
Automaatio vähentämään työkuormaa
Vertia hyödyntää liiketoiminnassaan ja päivittäisten toimintojen hallinnassa Podio-järjestelmää. Tilausten yhteydessä tuotettua materiaalia ja tiedostoja säilytetään Dropbox-palvelussa. Yrityksen toiminnan kasvaessa materiaalin määrä alkoi paisua sellaiseksi, ettei sitä ollut enää mahdollista hallinnoida käsin. Tietojen löytäminen ja hallinta oli hankalaa ja aikaa vievää.
Mysteerion ja Vertian yhteistyönä kehitettiin automaatioratkaisu, jolla materiaalin sijoittelu Dropboxissa tapahtuu ilman Vertian henkilöstön työpanosta.
Tekninen toteutus
Toteutuksen toiminnan ytimessä on synkronoida Podiossa tehdyt muutokset reaaliaikaisesti vastaaviksi muutoksiksi Dropboxissa. Toiminnallisuus saavutetaan Node.js -pohjaisella integraatioratkaisulla, joka hyödyntää Podio- ja Dropbox-palveluiden tarjoamia ohjelmointirajapintoja. Integraatio aktivoituu automaattisesti Podiosta tulevien viestien johdosta (ns. webhookit).
Teknisesti ratkaisu on “tilaton”, tietoja ei siis tallenneta välimuistia lukuunottamatta integraatioon itseensä. Podiota hyödynnetään myös teknisen linkitysdatan säilytyspaikkana. Tällä varmistetaan, että Podio on ainoa totuuden lähde eikä ristiriitoja eri järjestelmiin tallennettujen tietojen välillä synny.
Ongelmatilanteiden välttäminen ja manuaalitoiminnot
Monivuotisen manuaalisen käytön seurauksena Podioon ja Dropboxiin tallennettujen tietojen nimeäminen on osittain puuttellista. Tapaukset johtavat toisinaan ongelmatilanteisiin, joista automaatio ei selviä ilman riskiä tietojen katoamisesta.
Tilanteiden ratkaisemiseksi Podion-käyttöliittymään toteutettiin ihmisaloitteisia toimintopainikkeita. Painikkeilla on mahdollista laukaista useimpia integraation toimintoja käsin ristiriitatilanteita selvittäessä.
Virheraportointi
Järjestelmän suunnittelussa kiinnitettiin huomiota virheraportointiin ja informatiivisiin tilanneviesteihin. Järjestelmä tuottaa Podio-kohteisiin kommentteina tietoa virhetilanteista sekä selkeitä ohjeistuksia tilanteiden korjaamista varten.
Tulokset
Vertian liiketoiminnan ja päivittäisten toimintojen hallintaan käyttämät Podio-järjestelmä ja Dropbox-pilvipalvelu onnistuttiin integroimaan Mysteerion konsultoimana. Aikaisemmin manuaalista tiedon- ja materiaalinhallintaa tehostettiin automatisoimalla näiden kahden järjestelmän välinen vuorovaikutus.